Assistante Administrative- Romainville, FR

Job description

Enchantés ! Nous sommes Galapagos, une entreprise dynamique en biotech et en pleine expansion, avec des bureaux en Belgique (Mechelen), en France (Romainville), aux Pays-Bas (Leiden) et aux Etats-Unis (Boston).

 

Notre métier ? Changer des vies ! Nous découvrons et développons des traitements qui améliorent la vie des patients, hors des sentiers battus. Chaque défi est pour nous une opportunité, et nous voulons réussir l’impossible. Nous avons besoin d’esprits vifs, capables d’initiatives, d’innovation et de coopération. Des idéalistes persévérants qui ont envie de repousser les frontières. Nous voulons les meilleurs. Nous vous voulons : les « make-it-happeners ».

  

Nous recherchons une Assistante administrative.

 

Votre rôle  

Gérer les activités administratives quotidiennes auprès de l’équipe du département Développement, situé dans nos bureaux à Romainville. Etre le back-up des Assistantes Administratives de nos autres sites à Leiden et à Malines. Contribuer au bon déroulement des activités en tenant compte des s échéances contractuelles, des étapes et des résultats à obtenir.


Vos responsabilités :

  • aider l’équipe PCD dans les tâches administratives, incluant les contrats, SOW (statement of work) et la facturation pour les activités externalisées , la documentation pour faciliter l’intégration des consultants et KOLs, la mise en forme des présentations et/ou affiches pour les congrès et/ou autres réunions professionnelles, la logistique pour les formations internes ainsi que la recherche documentaire.
  • Aider à organiser les tableaux de bord en support des activités de Qualité et Achat, la gestion des documents sur différentes plateformes informatiques et l’envoi de la documentation non-clinique.
  • Organiser et suivre la planification des réunions (sur site et visio conférences), les changements éventuels et la préparation des salles de réunion avec/sans restauration.
  • Assurer l’organisation et le suivi des voyages entre les différents sites, les demandes de voyage à l’étranger pour les salariés et les visiteurs internationaux avec mise à  disposition des itinéraires. 
  • Collaborer avec le Manager Facilities du site de Romanville  pour que les nouveaux bureaux du  département Développement , soient délivrés en temps et en heure.   
  • Effectuer différentes tâches administratives telles que taper, scanner, imprimer, et archiver des documents. En cas d’absence d’autres collègues, gérer les calendriers et assurer certaines tâches.

Requirements

Qui êtes-vous ?

  • Un diplôme d’enseignement supérieur en gestion administrative avec minimum 5 ans d’expérience dans un environnement international, idéalement une expérience dans le domaine de R&D pharmaceutique ou dans le secteur de la santé. Une bonne connaissance et compréhension des activités précliniques seraient des atouts supplémentaires.
  • Maîtriser des systèmes et des logiciels informatiques tels que MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Sharepoint
  • Bonnes aptitudes à communiquer à l’oral et par écrit (Anglais obligatoire; Français est un plus)
  • Grande aptitude à organiser, suivre des dossiers et gérer son temps
  • Soucis du détail et capacité à faire plusieurs tâches en même temps.
  • Volonté d’accomplir des tâches administratives en respectant les réglementations relatives au développement préclinique.
  • Excellentes aptitudes à aborder et solutionner des problèmes
  • Capacité à travailler de manière autonome, ainsi qu’en équipe
  • Déplacements professionnels possible
  • Solides compétences en matière de relations interpersonnelles
  • Passionné par le service client
  • Expérience en documentation, correction et suivi de documents

 

Ce que nous offrons

Vous intégrerez une entreprise fantastique et en forte croissance. En tant que « make-it-happeners », vous aurez les moyens nécessaires pour réussir dans votre fonction. Chez Galapagos, nous recrutons les meilleurs, ceux et celles qui, par leur intégrité et l’excellence de leurs compétences interpersonnelles et organisationnelles, se distinguent de leurs pairs. Nos salariés sont la force de Galapagos, une équipe motivée, désireuse de maintenir Galapagos dans sa position de leader et enthousiastes à l’idée de faire des découvertes capitales. Galapagos offre un environnement dynamique et une rémunération attractive.

We are Galapagos : together we can make it happen…!